Чек-лист селлера: 10 документов для защиты от прилётов на ВБ

В телеграм-чатах селлеров регулярно повторяется одна история: «ВБ списал товара на 500 тысяч, какие документы нужны для суда?» И выясняется, что половины бумаг нет — где-то потерялись, где-то не сохранили, где-то «работали по-простому».

Собрать пакет документов нужно до того, как случится проблема. Когда кабинет уже заблокирован, а деньги списаны, времени на сбор нет. Вот список из десяти документов, которые должны лежать в отдельной папке у каждого селлера.

1. Договор с поставщиком (или документы о собственном производстве)

Самый важный документ. Именно он подтверждает себестоимость товара — базу для расчёта убытков.

Что должно быть: договор с поставщиком, счёт-фактура, товарная накладная, платёжное поручение об оплате. Если товар собственного производства — калькуляция себестоимости и документы на закупку сырья.

Храните в бумажном и электронном виде. Желательно — с отметкой о получении товара.

2. Акт приёмки товара на складе ВБ

Каждая приёмка должна быть задокументирована. Акт приёмки — это первичный документ, подтверждающий, что вы передали товар на склад, а ВБ его принял.

Скачивайте акт из кабинета сразу после приёмки. Если есть расхождения — фиксируйте их (см. отдельную статью на эту тему). Не откладывайте: через месяц найти акт в интерфейсе ВБ может быть проблематично.

3. Отчёт о реализации за последние 3 месяца

Это ваш главный аргумент при расчёте упущенной выгоды. Отчёт показывает среднюю цену продажи и объёмы по каждому артикулу.

Скачивайте ежемесячно. ВБ может изменить формат отчётов или ограничить доступ к историческим данным. Лучше иметь копии за каждый месяц.

4. Договор с транспортной компанией и акты доставки

Подтверждает расходы на логистику до склада ВБ. Нужен и для расчёта убытков (стоимость доставки утраченного товара), и для споров о недостаче (вес груза при отправке и при приёмке).

Сохраняйте транспортные накладные с подписью водителя о приёмке груза. Вес, количество коробок, дата — всё должно быть в накладной.

5. Скриншоты личного кабинета

Да, банально. Но большинство селлеров делают скриншоты только «по факту» списания — когда данные уже изменились.

Делайте скриншоты регулярно: раз в неделю фиксируйте остатки, баланс, статусы поставок. Храните с сортировкой по датам. В идеале — нотариально заверить ключевые скриншоты, если сумма риска велика (от 500 000 рублей).

6. Переписка с поддержкой ВБ

Вся переписка — и ваши обращения, и ответы ВБ. Это ключевое доказательство в спорах, где важен тайминг: когда вы сообщили о проблеме, когда и что вам ответили.

Не удаляйте переписку, даже если вопрос «решился». Номер обращения, дата, текст — всё должно быть сохранено. Скриншоты переписки тоже делайте — система обращений иногда чистится.

7. Налоговые декларации и книги учёта доходов

Нужны для подтверждения масштаба бизнеса и достоверности ваших расчётов упущенной выгоды. Суд может запросить налоговую отчётность для проверки, что селлер действительно вёл деятельность и получал доход в заявленном объёме.

Для ИП на УСН — книга учёта доходов и расходов (КУДиР). Для юрлиц — налоговая декларация с отметкой о приёме.

8. Оферта ВБ (редакция, действовавшая на момент нарушения)

ВБ меняет оферту несколько раз в год. Редакция, действовавшая на момент, когда произошло списание или блокировка, может отличаться от текущей.

Скачивайте и сохраняйте оферту при каждом обновлении. Указывайте дату скачивания и номер редакции (если есть). В суде вы будете ссылаться именно на ту версию, которая действовала на момент нарушения.

9. Документы на маркировку (если товар подлежит «Честному знаку»)

Коды маркировки, отчёт об эмиссии, подтверждение ввода в оборот. Если случится спор о приёмке немаркированного товара, вы сможете доказать, что коды были получены и нанесены до отправки на склад.

Электронный документооборот с ЦРПТ сохраняет историю операций — используйте это. Выгружайте отчёты хотя бы раз в квартал.

10. Свидетельства, сертификаты и декларации о соответствии

Обязательные документы для многих категорий товаров. Их отсутствие — самостоятельное основание для блокировки кабинета и штрафов.

Проверьте срок действия каждого сертификата. Если срок истекает — продлевайте заранее. ВБ может заблокировать карточку товара в день истечения срока сертификата.

Итоговый чек-лист

Распечатайте и повесьте перед глазами:

• Договор с поставщиком, счёт-фактура, накладная, платёжка.
• Акты приёмки на складе ВБ (каждая поставка).
• Отчёты о реализации за последние 3 месяца.
• Договор с ТК и транспортные накладные.
• Скриншоты кабинета (баланс, остатки — еженедельно).
• Переписка с поддержкой ВБ (все обращения).
• Налоговая отчётность (КУДиР или декларация).
• Оферта ВБ (актуальная и предыдущая редакции).
• Документы на маркировку в «Честном знаке».
• Сертификаты и декларации о соответствии (с проверенными сроками).

Соберите эти 10 документов прямо сейчас. Когда случится списание или блокировка, вы не будете тратить время на сбор — сразу перейдёте к претензии.

А саму претензию, иск или жалобу поможет сформировать AI-Юрист. Заполнили данные о ситуации — получили готовый документ с правильной структурой и ссылками на закон.